حسابداری زبان تجارت خوانده میشود. زیرا از طریق تهیه گزارشهای مالی، اطلاعات لازم را درباره واحدهای اقتصادی در اختیار اشخاص ذینفع و ذیعلاقه و ذیحق قرار میدهد. این اشخاص شامل مدیران، صاحبان سرمایه، اعتبار دهندگان، سازمانهای مالی و اقتصادی دولت و از این قبیل هستند.
طبق «بیانیه اساسی تئوری »: حسابداری عبارت است از فرایند شناسایی، اندازهگیری و ثبت و گزارشگری اطلاعات اقتصادی برای تصمیمگیریهای آگاهانه به وسیله استفاده کنندگان آن اطلاعات. در واقع یک علم مستقل مانند سایر علوم مهندسی و پزشکی است. که دارنده این علم با ادغام دانش و تجربه میتواند، از نتیجه ثبت طبقه بندی شده رویدادهای مالی (دادهها) یک بنگاه اقتصادی، به اطلاعات جدیدی دست یابد. که در نتیجهی این اطلاعات، برنامهریزیهای اقتصادی سازمان برای ادامه راه به وجود میآید. بنابراین آنچه مسلم است و از این تعریف بر میآید، حسابداری عملی ویژهی بنگاههای اقتصادی است .که به واسطه شخصیت حقوقی خود یا ظرفیتهای بالای اقتصادی که ایجاد نمودهاند، برای حفظ و بهبود شرایط، نیازمند طبقهبندی و شناسایی اطلاعات مالی خود بر اساس استانداردهای حسابداری هستند. البته بیان این موضوع به این معنا نیست که واحدهای کوچکتر اقتصادی نباید از علم حسابداری استفاده کنند.
آنچه در سالهای اخیر در کشور ما به اشتباه رواج پیدا کرده است. استفادهی نادرست از این مفهوم در کسب و کارهای خرد و اصناف است. کسب و کارهایی که معمولا توسط یک یا دو نفر اداره میشود. و همهی امور در آن روال سنتی دارد. در اینجا به اشتباه از مفهوم حسابداری به جای دفترداری استفاده میشود.
دفترداری عبارت است از: فن ثبت، طبقهبندی و خلاصه سازی مبادلات واحد تجاری که این عملیات در گذشته صرفاً در دفاتر حساب و کتاب انجام میشد. و بزرگان بازار، دفتری را برای ثبت امور مالی روزانه خود سیاه میکردند. که امروزه ثبت این وقایع با استفاده از کامپیوتر و نرمافزارهای مرتبط انجام میشود. لذا حسابداری مفهوم وسیعتری از دفترداری را در بر میگیرد. در واقع دفترداری بخش کوچکی از وظایف یک حسابدار است.
برای یک واحد اقتصادی کوچک نیازمندیهایی در این حوزه وجود دارد. که برای اجرای آن نیازی به دانش حسابداری و استفاده از نرم افزارهای گران قیمت حسابداری نیست. ثبت و صدور انواع فاکتور، بررسی موجودی کالا، ثبت و بررسی مانده حساب اشخاص، پیگیری کارهای روزمره و یادآوری وقایع، ارائه گزاراشات کاربردی خرید و فروش جهت آگاهی از نیاز جامعه هدف مشتریان، مدیریت ارتباط با مشتریان در سطوح پایه و امکان نیاز اصلی این گروه است. که همگی به واسطه ثبت وقایع خرید و فروش قابل دستیابی است.
وقتی پای حسابداری و نرمافزارهای آن به میان میآید. کاربر میبایست دارای دانش کافی در این حوزه باشد، چرا که استفاده از این ابزار نیازمند دانستن فن راهبری آنهاست.
صاحبان مشاغل برای برای دستیابی به انواع گزارشات مالی کسب وکار خود، میتوانند از نرم افزارهایی در این حوزه موجود است استفاده نمایند.
نرم افزارهایی که نیاز به دانش کامپیوتری و دانش حسابداری ندارند. از جمله این برنامه ها میتوان به نرم افزار مدیریت دخل وخرج آسانا اشاره کرد.